E-mails : comment lutter contre l'invasion

bonnes pratiques

Voici quelques règles que j'essaie de m'imposer et qui m'ont permis d'absorber un nombre croissant de mails :

• je ne consulte ma messagerie que de 2 à
  4 fois par jour maximum en me fixant une durée
  limitée
• je traite mes mails par lots
• en les classant par objet
  de façon à voir le nombre de posts pour le même sujet
  : je n'ouvre que le plus récent pour avoir tout le fil des échanges
• si l'objet du message n'est pas
  explicite ou vide, j'en indique un qui me servira pour mon archivage
• en règle générale, je choisis un mot
  clef portant le même nom que mes dossiers de rangement et le
  place en en-tête de l'objet
  exemple : je reçois un message d'un
  fournisseur intitulé "proposition commerciale" relative à une
  consultation
  je renomme l'objet en "consultation
  - proposition commerciale société
  X
  ces quelques secondes investies me permettront de gagner du temps dans un
  traitement ultérieur ou dans l'archivage :-)
  puis je réponds ou classe le mail dans mon dossier 'consultation'
• je ne m'autorise pas plus de 2 mn par message.
  Si la réponse exige plus de temps, je déplace le mail
  après avoir complété l'objet dans le dossier
  correspondant et je note dans une todo list ou mon agenda, un rappel
  pour le traitement de cette tâche. Une réponse peut
  être faite à l'expéditeur en lui indiquant quand sa
  demande sera prise en compte : on s'enlève la pression de
  l'urgence et l'impatience de son interlocuteur.
• j'essaie de faire des réponses concises
  - pas plus de 5 lignes; si ce n'est
  pas possible, je mets en gras les points
  importants du message de façon à permettre une lecture
  en diagonale pour le destinataire ou pour moi si je dois consulter ultérieurement
  le message
• je n'utilise le 'répondre à
  tous' que très parcimonieusement
  et que si les personnes en copie ont besoin des informations données
• je réceptionne un mail qui pourra être utile à un de
  mes contacts, je lui forwarde en mettant dans l'objet [pour
  info] sans aucun commentaire de ma part
• pour des réponses type, je
  paramètre des signatures avec
  le contenu type des infos à donner. A la réception des demandes,
  je réponds en ne changeant quela signature puis j'envoie.
• pour un envoi massif, je m'interdis
  toute copie cachée, privilégiant la fonction
  de publipostage des outils de messagerie. Cela me permet de personnaliser
  très rapidement le mail et de conserver une copie du mail adressé à
  chaque destinataire pour une ré expédition ou en cas de
  litige :-)
• si je dois adresser un mail litigieux à un tiers, je m'interdis la copie cachée en le forwardant en indiquant l'action attendue
• en cas d'escalade dans un échange, je ne communique plus par mail au 1er aller-retour si je vois que la polémique s'installe. Je privilégie un autre moyen de communication (après que la pression soit retombée...)
• j'utilise quelques raccourcis claviers
  qui me font gagner des secondes précieuses (pour Outlook)
  [barre d'espace] fait défiler le mail
  [ctrl + maj + V] pour déplacer vers un dossier
  [alt + maj + D] pour répondre[alt + V] pour envoyer[ctrl + maj + M] pour nouveau message
• pour des échéances, j'utilise l'option qui permet de mettre un rappel avec une date et un horaire au destinataire et à moi
• avant
  de fermer la messagerie, je vais dans "éléments
  envoyés", je trie par objet et déplace par lots (si
  plusieurs mails ont le même objet ou en-tête d'objet - cf.
  ci-dessus) vers le dossier concerné
• dernier truc : les dossiers créés dans ma messagerie reprennent les mêmes noms et arborescence que ceux sur ma machine. C'est un facteur de mémorisation et d'efficacité supplémentaire...

Dernière règle et peut être le plus importante, il ne faut pas organiser sa journée en fonction des mails réceptionnés,
mais en fonction des priorités que l'on se fixe par rapport
à ses dossiers de travail. Bien évidemment,il
faudra s'adapter aux urgencesreçues par mail. Le suivi de
ces quelques règles garantit une attitude proactiveplus
efficace et moins stressante qu'une attitude réactive
permanente.

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L'arroseur arrose

Une regle simple, plus on envoie de mails, plus on en recoit.
Quelques idees pour limiter le nombre:
- ne pas utiliser son email professionel pour le domaine prive
- limiter le nombre de destinataires
- un coup de telephone ou une petite reunion evite souvant les discussions par email interminables.

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