E-mails : comment lutter contre l'invasion
Le Jeudi 30 avril 2009
Ils polluent notre boîte aux lettres et nous font perdre un temps fous. L'article de Courrier Cadres décrit toutes les "familles" signées danger : le "colis piégé", le "coup de sang", le "rions un peu" ou encore le "pas propre sur lui". Vous avez trouvé le truc et ne recevez plus que 50 mails à l'heure? Soyez sympa et partagez votre secret.
Photo : © Andrzej Puchta - Fotolia
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08 mai 2009, 09:24
Frederic
bonnes pratiques
Voici quelques règles que j'essaie de m'imposer et qui m'ont permis d'absorber un nombre croissant de mails :
4 fois par jour maximum en me fixant une durée
limitée
de façon à voir le nombre de posts pour le même sujet
: je n'ouvre que le plus récent pour avoir tout le fil des échanges
explicite ou vide, j'en indique un qui me servira pour mon archivage
clef portant le même nom que mes dossiers de rangement et le
place en en-tête de l'objet
exemple : je reçois un message d'un
fournisseur intitulé "proposition commerciale" relative à une
consultation
je renomme l'objet en "consultation
- proposition commerciale société
X
ces quelques secondes investies me permettront de gagner du temps dans un
traitement ultérieur ou dans l'archivage :-)
puis je réponds ou classe le mail dans mon dossier 'consultation'
Si la réponse exige plus de temps, je déplace le mail
après avoir complété l'objet dans le dossier
correspondant et je note dans une todo list ou mon agenda, un rappel
pour le traitement de cette tâche. Une réponse peut
être faite à l'expéditeur en lui indiquant quand sa
demande sera prise en compte : on s'enlève la pression de
l'urgence et l'impatience de son interlocuteur.
- pas plus de 5 lignes; si ce n'est
pas possible, je mets en gras les points
importants du message de façon à permettre une lecture
en diagonale pour le destinataire ou pour moi si je dois consulter ultérieurement
le message
tous' que très parcimonieusement
et que si les personnes en copie ont besoin des informations données
mes contacts, je lui forwarde en mettant dans l'objet [pour
info] sans aucun commentaire de ma part
paramètre des signatures avec
le contenu type des infos à donner. A la réception des demandes,
je réponds en ne changeant quela signature puis j'envoie.
toute copie cachée, privilégiant la fonction
de publipostage des outils de messagerie. Cela me permet de personnaliser
très rapidement le mail et de conserver une copie du mail adressé à
chaque destinataire pour une ré expédition ou en cas de
litige :-)
qui me font gagner des secondes précieuses (pour Outlook)
[barre d'espace] fait défiler le mail
[ctrl + maj + V] pour déplacer vers un dossier
[alt + maj + D] pour répondre[alt + V] pour envoyer[ctrl + maj + M] pour nouveau message
de fermer la messagerie, je vais dans "éléments
envoyés", je trie par objet et déplace par lots (si
plusieurs mails ont le même objet ou en-tête d'objet - cf.
ci-dessus) vers le dossier concerné
Dernière règle et peut être le plus importante, il ne faut pas organiser sa journée en fonction des mails réceptionnés,
mais en fonction des priorités que l'on se fixe par rapport
à ses dossiers de travail. Bien évidemment,il
faudra s'adapter aux urgencesreçues par mail. Le suivi de
ces quelques règles garantit une attitude proactiveplus
efficace et moins stressante qu'une attitude réactive
permanente.
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30 avril 2009, 08:24
yom
L'arroseur arrose
Une regle simple, plus on envoie de mails, plus on en recoit.
Quelques idees pour limiter le nombre:
- ne pas utiliser son email professionel pour le domaine prive
- limiter le nombre de destinataires
- un coup de telephone ou une petite reunion evite souvant les discussions par email interminables.
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